换届大会 - 经验总结
出现的问题
- 工作人员职责不明确，通知不到位
- 借不到大教室，借不到音箱，中教室没有胶凳，有的人站着没有座位
- KT 板和 logo 板出图时间太迟
- 教室设备视频播放出现问题
- 没有很好地引导参会人群入座
- 主持人对整个大会的流程不熟悉；主持时照着稿子念，没有做到脱稿
- 出问题的时候没有主负责人控场
- 任命书的设计打印、颁布时的排序
- 拍摄大合照时没有架好机位，未能把所有人拍进去
如何改进
提前两周
换届大会属于比较重大的活动，需要至少提前两周召集工作人员，开一个方案策划会，商定以下策划：
- 换届大会总流程
- 确定主持人，写稿并训练脱稿
- 确定需要发言的人员，通知提前写稿
- 需要借 / 买的物资，如台签、任命书、音箱、KT 板、装饰品、相机等
- 大致明确参会的人员，需要邀请的嘉宾（老师、上届队员）
- 明确安排工作人员职责（记录纸面）
- 借用教室，提交负责的老师审批（最好是 4 楼大教室，需要提前至少两周，否则可能已经被借走）
- 明确活动总负责人，负责策划分歧敲定、突发事件的决策处理
提前一周
- 发布全员通知，并邀请嘉宾
- 检查催促设计类与购买类物资签收情况
- 任命书设计打印
活动总负责人要做到心中有数，具体是哪些因素拖慢了总体进程，提前一周要开始催了。
提前半天
- 工作人员集合
- 场地布置工作
- 检查记录物资情况
- 检查教室设备
- 架设拍摄机位
- 大会流程与主持人彩排
千万不要等到大会快开始前，才匆忙地去教室准备。有些问题到了教室才会暴露出来，需要有充足的时间用于弥补。
大会进行
- 参会人员签到
- 引导入座
- 如果出现突发情况，由活动主负责人决策处理
即使准备充分，在大会进行之时，也可能遇到很多没想到的情况，容易出现群龙无首的状况。此时需要有活动主负责人做出紧急决策，并拍板执行。虽然可能出现决策失误，但总比每个人都说一个方法，最终处理不了状况的好。
大会结束
- 工作人员集合
- 清点并搬运物资
- 后续写总结
今年的换届大会相比去年的，人数多了很多，氛围和仪式感更加充足，但流程中所遇上的各种小问题，尤其是技术问题，确实让整个团队有失颜面。
每一次活动遇到不少旧坑和新坑，只有善于总结，为下一次举办活动（也是为下一届）提供更多的经验教训可供参考，才能够有效避坑、更好控制风险。这样每次活动才能越办越好。
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